1、确定年会的规模和形式：包括参与人数、场地大小、活动形式等，这将直接影响到预算的大小。

2、场地租赁费用：根据场地的大小、位置、设施等因素，租赁费用会有所不同，这包括会议室、酒店宴会厅、户外场地等。

3、餐饮预算：包括用餐标准、菜品选择、饮料等，根据参与人数和用餐次数（如自助餐、桌餐等）来计算。

4、娱乐节目预算：如果需要请专业团队进行节目编排和表演，或者需要购买相关设备，这将是一笔不小的开销。

5、音响和灯光设备：如果需要专业的音响和灯光设备，需要计算设备的租赁和安装费用。

6、礼品预算：如果需要给参与者准备礼品，需要考虑礼品的采购和包装费用。

7、其他费用：包括布置费用（如花艺、气球等）、交通费用（如接送参与者的车辆租赁费用）、摄影费用等。

在制定预算时，需要考虑以上各项费用，并根据公司的实际情况进行调整，以下是一个大致的预算分配参考：

1、场地租赁费用：通常占整个预算的30%左右。

2、餐饮预算：通常占整个预算的25%左右。

3、娱乐节目和音响灯光设备：根据具体情况而定，但一般不会低于10%。

4、礼品预算：根据公司的需求和预算情况而定。

5、其他费用：根据具体情况而定，但通常不会超过总预算的10%。

制定预算时需要考虑到公司的实际情况和年会的主题，确保预算的合理性和有效性，也需要考虑到可能出现的意外费用，留出一定的余地。